Etänä töissä – HUKKAatko enemmän vai vähemmän kuin lähitöissä? – Hilkka Heikkilä

Valmistelin esitystä Lean -ajattelusta ja havahduin miettimään, millaista hukkaa tyypillisesti löytyy asiantuntijatyössä. Onkohan hukka erilaista lähityössä kuin etätyössä? Lean – ajattelussa kantavana ajatuksena on asiakkaalle arvon tuottaminen ja ylimääräisen hukan minimoiminen. Toisin sanoen tavoitteena on tehdä asioita fiksusti ja tuottavasti. Turha työ eli hukka luokitellaan virallisesti seitsemään lajiin, joiden näkökulmasta omaa toimintaa voi tarkastella.

Hukka 1 – varastot, aloitetut työt

Ensimmäisenä täytyy tunnustaa selvä hukka, joka välillä lisääntyi etätyössä ennen kuin sain itseäni taas niskasta kiinni. Multitaskaukseen varmaan jokainen meistä sortuu, vaikka on selvää ja monesti todistettukin, että vain tietokone pystyy moniajoon. Etätöiden ja teamspalaverien lisääntyessä kuvittelin, että samaan aikaan pystyn hoitamaan vaikka sähköposteja. En oikeasti pysty vaan jompikumpi kärsii aina! Haasteita edelleen päivittäin tuottaa saapuvien sähköpostien, teamsviestien ja ponnahdusikkunoiden huomiotta jättäminen ja yhteen asiaan keskittyminen kerrallaan. Miten vaikea ja uskaliasta (mutta niin palkitsevaa) on sulkea viestilaitteet edes pariksi tunniksi ja keskittyä vaikka blogin kirjoittamiseen.

Hukka 2 – ylituotanto

Tutkimalla omaa kalenteria mieleen tulee seuraava hukka, ylituotanto. Etätöissä, kun kaikki tapaamiset, keskustelut, ideoinnit ja kuulumisten vaihdot ovat siirtyneet digitaalisille kanaville, niin on helppo kutsua varmuuden vuoksi iso joukko ihmisiä paikalle. Ylituotantoa siitä syntyy, jos asian voisi keskitetyimmillä resursseillakin hoitaa.

Hukka 3 – odottaminen

Yhteiskehittämisessä väistämättä tulee tilanteita, joissa joutuu odottamaan jotain tiedon palasta, sähköpostia, toisen tekemää työtä, päätöstä tai hyväksyntää. Etänä tämä korostuu, kun kaikilla on kiire ja töitä jonoksi asti. Lähitöissä jo kohtaaminen kahviautomaatilla tai käytävällä toisi mieleen tekemättömän työn, mutta etätöissä asiat eivät nouse esiin: ”poissa silmistä, poissa mielestä”.

Hukka 4 – turhat liikkeet

Etänä ollessa kollegalta ei ole niin helppo heti kysyä mistä eri dokumentit ja viestit löytyvät. Aiemmin tiesin kuka kollega voi auttaa ja tietää mistäkin asiasta. Nyt joudun itse arvailemaan talletuspaikat ja viestiotsikot, joilla löydän etsimäni. Hukkaa tähän käytetty aika selvästi on, kun asiat voisi paremmin organisoida.

Hukka 5 – yliprosessointi

Miten mukavaa on välillä ”viilata” ja ”sipistää” esitysmateriaaleja ja raportteja loputtomasti. Haastavaa on löytää oikea laatutaso, jos sitä ei ole yhdessä määritelty. Tuntuu, että oma laatutasovaatimus nousee koko ajan etänä ollessa, kun ei fyysisesti näe miten toiset painivat samanlaisten ongelmien ja ahdistusten kanssa.

Hukka 6 – virheet

Puutteellinen tieto ja vaillinainen perehdytys aiheuttavat helposti virheitä matkan varrella. Etänä ollessa on vaikeampi tarkistaa kollegalta, miten asioita pitäisi tehdä, kun se täytyy tehdä sähköpostilla, chatillä tai puhelimella huikkauksen sijaan.

Hukka 7 – kuljetus

Tähän luokkaan kuuluu esim. asioiden tai lomakkeiden pallottelu henkilöltä, osastolta tai järjestelmästä toiseen. Ainoa hukka, jota en tällä hetkellä tunnista, mutta sehän ei tarkoita sitä etteikö sitä tapahtuisi.

Edellisten lisäksi Lean-ajattelun kahdeksannesta hukasta puhutaan yleisesti käyttämättömänä potentiaalina.

Etänä toimiessa emme ymmärrä ja muista hyödyntää tehokkaasti organisaatiossa jo olevaa tietoa: ei muisteta kysyä kaikilta tai ihmiset eivät uskalla/halua vastata kysymyksiin esim. isoissa teams-palavereissa. Osaammeko myöskään fasilitoida etätapaamisia, niin että kaikki ideat tulevat esiin ja niitä kehitetään eteenpäin tehokkaasti?

Lean-ajattelun pohjana on jatkuva parantaminen pienin askelin, ja näitä ajattelin lähteä kokeilemaan ja poistamaan hukkaa etätöissä omalta osaltani – kokeile sinäkin!

  • Keskity yhteen asiaan kerrallaan – älä multitaskaa ja kerää varastoon keskeneräisiä töitä, sähköposteja ja dokumentteja.
  • Mieti ketä kutsut palaveriin – arvosta ihmisten aikaa ja älä lisää ylituotantoa.
  • Omia töitäsi priorisoidessasi mieti odottaako joku vastaustasi.
  • Tallenna dokumentit ja nimeä sähköpostiviestit, niin että ne ovat löydettävissä eikä siihen kulu turhaa aikaa.
  • Tarkkaile sorrutko viilaamaan liikaa materiaalejasi ja yliprosessoimaan niitä.
  • Pistä se viesti tai soita kollegalle ja tarkista mieluummin kuin teet virheitä.
  • Muista, että organisaatiossa on paljon tietoa ja potentiaalia. Kysy ja keskustele laajasti.

Kirjoittaja Hilkka Heikkilä toimii Jyväskylän ammattikorkeakoulun projektipäällikkönä Virtual Leaders – Virtuaalijohtamisella tuottavuutta ja työhyvinvointia -projektissa, jota rahoittaa Keski-Suomen ELY-keskus Euroopan sosiaalirahastosta. Projektin sivuilta löydät vinkkejä ja työkaluja etäjohtamisen ja -työskentelyn kehittämiseen. jamk.fi/virtualleaders.

Etäsuomessa.fi - Kuvake tietokoneesta

Lisätietoa Lean-ajattelusta löydät esim.

  • Torkkola Sari (2016), Lean asiantuntijatyön johtamisessa.
  • Modig Niklas & Åhlström Pär (2013), Tätä on Lean. Ratkaisu tehokkuusparadoksiin.
  • Kouri Ilkka (2010), Lean taskukirja.
  • Going lean
  • Toyota Production System