Työntekijälle

Kuinka selviän etätyöntekijänä – oman työn johtamisen ABC

Etätyö asettaa monenlaisia haasteita työntekijälle, varsinkin silloin kun se on tekijälleen uutta. Kuinka selviydyn itsenäisesti, jos esimies ja työyhteisö ovat aiemmin olleet lähellä ja apu helposti saatavilla?  Miten pidän työasiat etusijalla, kun kotona on paljon muutakin huomiota vaativaa? Vai viekö työ kaiken huomion niin ettei muulle elämälle jääkään enää aikaa? Entä hajoaako työpäivä monenlaisiin keskeytyksiin ja sivuraiteille eksymisiin? Pahimmillaan tunne huonosti hallitusta ja rikkonaisesta työstä voi johtaa siihen, että työn merkityksellisyys ja mielekkyys hämärtyvät ja sitä kautta jaksaminen ja motivaatio työhön katoaa.  

Yhdessä sovittavat pelisäännöt tuovat turvaa ja selkeyttä

Etätyön tekemisestä kannattaa sopia kirjallisesti, ja mielellään jo ennen sen aloittamista. Samalla on hyvä käydä läpi niitä käytännön asioita, joista voi syntyä epäselvyyksiä. Työntekijänä kannattaa selvittää ainakin seuraavat asiat: 

  • Mitkä ovat keskeisimmät työtehtäväni? 
  • Mitä näistä voisin tehdä etänä, mikä taas vaatii toimistolla oloa? 
  • Haluanko etätyöhön, vai olisiko toimistolla työskentely mieluisampaa? 
  • Sopivatko omat käytössä olevat tilani etätyöhön, vai työskentelisinkö mieluummin esimerkiksi jollakin yhteisellä etätyöhubilla? 
  • Minkälaista tekniikkaa, ohjelmistoja ja apuvälineitä tarvitsen etätyössä?  
  • Mistä saan teknistä tukea?  
  • Mikä saattaisi aiheuttaa ongelmia, ja kuinka ne ehkäistään? 

Sovi työnkuva, vastuut ja säännöt yhdessä työnantajan ja koko työyhteisön kanssa.  

Tee testi: Sopiiko etätyö sinulle?

Vähennä häiriöitä ja keskeytyksiä, hillitse tietotulvaa

Usein kuultu kommentti etätyön hyviin puoliin on se, että syvää keskittymistä vaativat työtehtävät onnistuvat paremmin etätöissä kuin toimistolla. Jos työympäristö on lähtökohtaisesti rauhallinen, näin voi hyvinkin olla.  Kotona on usein muutakin elämää, etätyöhubilla muita etätyöntekijöitä sekä puhelimessa ja tietokoneella lukemattomia sovelluksia ja viestintäkanavia joita myöten häiriöt, keskeytykset ja tietotulva pääsevät läpi. 

Esimerkkejä työrauhaa häiritsevistä tekijöistä 

  • Työtilassa liikkuvat ihmiset 
  • Muiden henkilöiden puhe 
  • Etäkoulu 
  • Muun elämän äänet, kuten television katselu viereisessä huoneessa 
  • Liikenteen melu ulkoa, muut “kaupungin äänet” 
  • Puhelimen ja tietokoneen hälytysäänet 
  • Aikavarkaat ja ovensuunojailijat 
  • Sähköpostin ja muiden viestisovellusten ilmoitukset 
  • Puhelut 
  • Toisten henkilöiden priorisoimat ja delegoimat silpputyöt 
  • Liiallinen tai turha informaatio, esim. kuuluminen lukemattomille sähköposti- ja uutiskirjelistoille 
  • Ilmaisiksi webinaareiksi ja koulutuksiksi naamioidut markkinointitilaisuudet 
  • Koulutukset ja webinaarit sarjassa “kiva tietää” 
  • Markkinointipuhelut ja tapaamispyynnöt 
  • “Kiinnostavat jutut” netissä 

 

Useimpiin häiriötekijöihin on mahdollista vaikuttaa omia työoloja ja työn tekemisen tapoja järjestelemällä. Jotkut asiat vaativat kuitenkin yhteistä sopimista työyhteisössä; esimerkiksi häiriöttömät aikaikkunat, vaatimukset tavoitettavissa olemisesta, sähköposteihin vastaamisen viiveaika tai paikallaolovaatimukset erilaisissa palavereissa ovat asioita, joista sopimalla häiriötöntä ja keskeytyksetöntä työaikaa voidaan lisätä ja tietotulvaa pienentää. 

Etätyöntekijä ja tummaturkkinen labradorinnoutaja

Häiriöttömään työskentelyyn voi vaikuttaa myös asettamalla itselle selkeät pelisäännöt “sisäsyntyisten” häiriötekijöiden välttämiseksi. Voit esimerkiksi päättää, että sähköpostia ei vilkuilla kuin kahdesti päivässä tiettyinä kellonaikoina ja päivän uutiset katsotaan netistä aamulla ennen töiden aloittamista ja seuraavan kerran vasta työajan päätyttyä. Vastaavasti virkistäviä ja harkittuja keskeytyksiä, kuten koiran tai lasten kanssa ulkoilua kannattaa varata päivään sopivassa määrin. 

Virkistäviä ja harkittuja keskeytyksiä, kuten koiran tai lasten kanssa ulkoilua kannattaa varata päivään sopivassa määrin. 

Ajanhallinta tuo selkeyttä kaaokseen

Varsinkin asiantuntijatyötä tekevillä on usein käsitys, että heidän tulee olla työssään jatkuvasti tavoitettavissa. He pyrkivät esimerkiksi reagoimaan sähköposteihin välittömästi. 

Työhön käytetyn ajan piteneminen heikentää hyvinvointia. Työpäivien venyminen esimerkiksi huonontaa unen laatua ja vähentää vireyttä seuraavana päivänä. 

Etätyöntekijän hyvinvointia tukee se, että hän pystyy vaikuttamaan työpäivänsä alkamis- ja loppumisaikoihin. 

Selkeästi rytmitetty, oikein mitoitettu ja tauotettu työpäivä tuo hallinnan tunnetta ja auttaa asioiden aikaan saamisessa. Työviikko ja -päivä onkin hyvä suunnitella etukäteen ja pitää suunnitelmasta kiinni niin hyvin kuin pystyy. Myös työn tuloksille kannattaa asettaa tavoitteita; nämä asiat teen tänään, tämän verran saan aikaiseksi tällä viikolla.  

Työntekijä ei kuitenkaan voi itse säädellä kaikkia ajankäyttöön vaikuttavia tekijöitä, vaan ajanhallintaan kannattaa sopia työpaikan yhteiset pelisäännöt. 

Tällaisia yhdessä sovittavia asioita ovat esimerkiksi 

  • Ajat jolloin on oltava tavoitettavissa 
  • Häiriöttömät ajat jolloin ei lähetetä sähköpostia eikä soiteta 
  • Tehtävien priorisointi ja sähköpostien kiireellisyysmerkinnät 
  • Ajankäytön seuranta 
  • Työpäivän päättymisen takaraja 
  • Työaikakertymän tasaaminen 

Selkeästi rytmitetty, oikein mitoitettu ja tauotettu työpäivä tuo hallinnan

tunnetta ja auttaa asioiden aikaan saamisessa.

Hukka haltuun

Hukka on sellaista työtä ja tekemistä, mitä kukaan ei tarvitse ja mistä asiakas ei ole valmis maksamaan. Hukka lisää tunnetusti työn kuormittavuutta ja laskee tehokkuutta. Hukkaa on yhtälailla etätyössä kuin lähityössäkin. 

Tunnistatko jotain seuraavista omassa työssäsi? 

  • Ylituotanto. Esimerkiksi turhat palaverit, raportit ja muistiot joita kukaan ei lue, viestien lähettely henkilöille jotka eivät tee tiedolla mitään, varmuuden vuoksi tekeminen 
  • Varastot. Esimerkiksi aloitetut mutta kesken jääneet työt, vanhentuneet ja tarpeettomasti säilytettävät paperit ja tiedostot, työjonot 
  • Odottaminen. Esimerkiksi työn eteneminen on kiinni siitä, että joku tulee lomalta, odotetaan esimiehen hyväksyntää, järjestelmäviiveet, ylipitkät palaverit 
  • Turhat liikkeet. Esimerkiksi tiedon syöttäminen käsin, tulosteiden skannailu ja kopiointi, kadoksissa olevan tiedoston etsiminen, allekirjoitusten metsästäminen 
  • Siirtäminen. Esimerkiksi asioiden pallottelu, keskenään keskustelemattomat ohjelmat, liian monta asian käsittelijää 
  • Virheet. Esimerkiksi uudelleen tekeminen, puutteellisesta tiedosta aiheutuva lisätyö, väärinkäsitykset 
  • Yliprosessointi. Esimerkiksi diaesityksen logon viilaaminen, turhat salasanat, pikkuasioiden käsittely johtoryhmässä 
  • Käyttämätön potentiaali: Uudet sovellukset joita ei osata täysin hyödyntää, heikko perehdytys työhön, liian tiukka ohjaus, luottamuksen puute 

 

Hukan poistamiseen on monia keinoja. Etätyössä voit kiinnittää huomiota esimerkiksi seuraaviin asioihin: 

  • Tee vain tarpeen mukaan, ei varmuuden vuoksi 
  • Tee vain sen verran mitä kerralla tarvitaan, ei varastoon 
  • Tarkastele kriittisesti työvaiheita; voiko jonkin vaiheen jättää pois? 
  • Pidä työpiste siistinä ja tavarat ulottuvilla 
  • Tee 5S-hukkakävely
  • Sovi yhdessä esimiehesi kanssa, mitä päätöksiä voit tehdä itse ilman asian pompottelua ja esimiehen päätösten odottelua 
  • Älä osallistu palavereihin joissa et ole välttämätön 
  • Vastusta yliraportointia 
  • Älä aloita liian montaa työtä samaan aikaan 
  • Suosi paperitonta toimistoa 
  • Ehdota sähköisen allekirjoituspalvelun käyttöönottoa 
  • Luovu perfektionismista, täydellinen on hyvän vihollinen! 

Muista palautua

Vaikka työ onkin monelle keskeinen elämänsisältö, on hyvä muistaa myös palautuminen ja sopiva tasapaino työn ja muun elämän muodostamassa kokonaisuudessa.   

Etätyö on pääosin istumatyötä, ja istumisen terveyshaitat ovat nykyisin hyvin tiedossa. Myös stressistä ja kiireestä kannattaa ottaa välillä etäisyyttä, myös työpäivän keskellä. Itseohjautuva työ ja vapaasti suunniteltavat aikataulut mahdollistavat irrottautumisen hetkeksi myös kesken työpäivän. 

Etäsuomessa - Kuulokkeet korvilla auringossa

Työhyvinvointia voi miettiä ainakin seuraavista näkökulmista: 

  • Istunko tuntikausia vai voisinko jumpata tai kävellä välillä? 
  • Auttaisiko rentouttava musiikki keskittymistä vaativia tehtäviä? 
  • Kasvaako kuormitus salakavalasti? Tunnistanko oman stressitasoni? Kokeile kuormitusvaakaa
  • Osaanko päästää irti mieltä vaivaavista asioista ja rauhoittua? 

Hyviä vinkkejä ja työkaluja työhyvinvoinnin hallintaan täältä.

Itseohjautuva työ ja vapaasti suunniteltavat aikataulut

mahdollistavat irrottautumisen hetkeksi myös kesken työpäivän.