Työnantajalle

Etätyöstä laatua ja tuottavuutta

Etätyöhön liittyy paljon mahdollisuuksia, joista valtaosa lienee vielä hyödyntämättä. Etätyö mahdollistaa parhaimmillaan työn tuottavuuden, laadun ja työhyvinvoinnin yhtäaikaisen kehittymisen. Etätyö on myös osa laajempaa työelämän ja yhteiskunnan muutosta. Parhaimmillaan etätyön lisääntyminen muuttaa pysyvästi ihmisten liikkumista, asumista ja alueiden kilpailukykyä elämisen, työn tekemisen ja yrittämisen näkökulmista. Positiivinen kehitys on mahdollista, jos etätyötä onnistutaan kehittämään työn tuottavuus ja työntekijöiden hyvinvointi edellä. 

Työn tuottavuus ja laatu etätyön näkökulmasta

Etätyön osalta nähdään helposti, että ihmisten taipumus tehdä etätyössä pidempiä päiviä, säästyneet työmatka-ajat ja tilakustannukset nostavat työn tuottavuutta. On jopa ehdotettu siirtymistä 80-tuntiseen työviikkoon. Työn tuottavuuteen vaikuttavat kuitenkin työelämän yleisten rakenteiden lisäksi vahvasti työhyvinvointi, työn tekemisen prosessit sekä elinikäinen oppiminen niin yksilön kuin organisaationkin näkökulmasta.  Tuottavuutta ei voida loputtomasti kasvattaa kiristämällä tahtia ja karsimalla kuluja. 

Laadunhallinta on Suomessa edelleen kansainvälisesti vertaillen lapsenkengissä. Amerikan Laatuyhdistyksen (ASQ) vuosina 2016 ja 2018 tekemien tutkimusten mukaan suomalaisten organisaatioiden laatuun liittyvä osaaminen, mukaan lukien prosessijohtaminen ja jatkuvan parantamisen käytännöt, on teollisuusmaiden häntäpäätä.  

Työn muuttuessa monipaikkaiseksi ja hajautuessa virtuaalisiin ympäristöihin riski siitä, että jo vakiintuneet laatujohtamisen käytännöt, kuten laatujärjestelmät ja prosessijohtaminen rapautuvat.  Myös sinällään hyvä itseohjautuvuus voi kääntyä itseään vastaan; jos laatua ja yhdenmukaisia toimintatapoja ei ole määritelty ja niihin sitouduttu, vaihtelevat työn tulos ja laatu helposti sen mukaan, kuka työtä kulloinkin sattuu tekemään.   

Viimeaikaisessa etätyökeskustelussa painotus on ollut pitkälti työhyvinvointiin liittyvissä kysymyksissä. Tämä on hyvä lähtökohta työn tuottavuuden säilyttämiselle ja parantamiselle. Tarvitaan kuitenkin myös itse työhön, sen johtamiseen ja kehittämiseen liittyviä ratkaisuja.  

Etätyön tuottavuuteen ja laatuun liittyen olisi  hyvä pohtia esimerkiksi seuraavaa: 

    • Kuinka vahvistetaan yhteyttä asiakkaisiin; huomataanko ajoissa, jos asiakastyytyväisyys alkaa rapautua tai asiakkaiden tarpeet muuttuvat? 
    • Kuinka vahvistetaan yhteyttä työntekijöihin; huomataanko ajoissa, jos henkilökohtainen osaaminen jää jälkeen tai työhyvinvointi alkaa kärsiä? 
    • Kuinka vahvistetaan yhteyttä yhteiskuntaan ja sidosryhmiin; huomataanko toimintaympäristössä tapahtuvat muutokset ajoissa ja ennakoiden?  
    • Onko riskienhallinta ajan tasalla; huomataanko jos uusia riskejä ilmaantuu tai tuttu riski on toteutumassa? 
    • Toimivatko vakiintuneet työprosessit ja niihin liittyvä ohjeistus enää etätyöympäristössä, vai olisiko niitä syytä päivittää? 
    • Pääseekö uusi työntekijä jyvälle asioista, varsinkin jos aloittaa suoraan etätyöntekijänä? 
    • Onko kaikilla organisaatiossa työskentelevillä yhteinen näkemys siitä mitä olemme tavoittelemassa?
    • Onko strategia ja laatupolitiikka kirkkaana kaikkien mielissä? 
    • Löytävätkö signaalit perille; kuinka varmistetaan että esimerkiksi asiakkaan esittämä parannusehdotus tulee käsiteltyä ja hyödynnettyä? 
    • Mitä kannattaisi mitata ja seurata? Laadun ja tuottavuuden keskeiset indikaattorit? 
    • Pyöriikö jatkuvan parantamisen kehä? Onko parannus- ja kehittämistoiminta säännöllistä? 

Etätyö mahdollistaa parhaimmillaan työn tuottavuuden, laadun 

ja työhyvinvoinnin yhtäaikaisen kehittymisen.

Muistilappuja kiinnitettyinä puuhun.

Digiloikka virtuaalisuuteen – uhka vai mahdollisuus?

Valtaosa etätyöstä on ns. tietotyötä.  Työympäristö kokonaisuudessaan onkin yhä enemmän siirtymässä verkkoon ja muuttumassa virtuaaliseksi. Tämä luo paljon uusia mahdollisuuksia. Virtuaalisessa ympäristössä työprosesseja voidaan ohjata ja muuttaa ketterästi ja työhön osallistuvien henkilöiden kokoonpanot voivat vaihdella tarpeen mukaan. Parhaimmillaan virtuaalityö mahdollistaa uudenlaisten työmenetelmien kokeilemisen, kiinteän yhteydenpidon ja entistä vahvemman innovatiivisuuden. 

Toisaalta on vaarana, että työympäristö monimutkaistuu ja virtualisoituu niin, että ihminen ja läsnäolo “katoavat” , työ muuttuu paikattomuuden lisäksi myös ajattomaksi ja raja työn ja vapaa-ajan välillä hämärtyy.  Pahimmillaan osa työntekijöistä putoaa kelkasta ja työ hajoaa “bittiavaruuteen” hallitsemattomaksi kaaokseksi.

Parhaimmillaan virtuaalityö mahdollistaa uudenlaisten työmenetelmien kokeilemisen, kiinteän yhteydenpidon ja entistä vahvemman innovatiivisuuden. 

Kun työtä siirretään virtuaaliympäristöihin, olisi hyvä miettiä  ja seurata ainakin seuraavia asioita: 

    • Missä ja milloin työtä on hyvä tehdä ja mitkä ovat työaikojen jouston rajat? 
    • Minkälaisissa ympäristöissä ja mihin aikoihin yhteistyökumppanit ja asiakkaat haluavat työskennellä? Ja kuinka ne sopivat yhteen työntekijöiden elämän kanssa? 
    • Kannustavatko tekniset ympäristöt ja organisaatiokulttuuri yhteydenpitoon? 
    • Kuinka henkilöstön osallisuus varmistetaan?
    • Onko joku syrjäytymisvaarassa?  
    • Mitä tietoteknistä osaamista virtuaaliympäristöt vaativat, onko meillä sitä? 
    • Mitä tiedon välittymisen esteitä meillä on, ja kuinka niitä voitaisiin poistaa? 
    • Onko tarpeellinen tieto kaikkien saatavilla? 
    • Mihin kriittinen ja uusi tieto menee, vai katoaako se? 
    • Miten erilaiset järjestelmät ja yhteydenpitotavat sopivat yhteen asiakkaiden ja yhteistyökumppanien järjestelmien ja prosessien kanssa?  
    • Istuvatko nykyiset työprosessit ja osaaminen käyttöön otettaviin virtuaaliympäristöihin? 
    • Mahdollistaako virtuaalityöskentely strategian toteutumisen ja asiakastyytyväisyyden?  
    • Paranevatko laatu, kustannustehokkuus ja tuottavuus? 
    • Paraneeko henkilöstön työhyvinvointi ja tyytyväisyys?