Etäkokoustaminen

Etäkokous toimivaksi

Poikkeusolot ovat muuttaneet kokouskäytäntöjä. Kokoustaminen onnistuu ruudunkin välityksellä, mutta vaatii hieman harjoittelua tekniikan haltuunotossa. Etäkokousta on hyvä suunnitella hieman tarkemmin etukäteen. Miten puheenvuorot pyydetään? Entä miten osallistujia aktivoidaan?

Tärkeää on testata tekniikka kuntoon hyvissä ajoin, ennen kokouksen alkamista. Osallistujille voi tarjota myös matalan kynnyksen harjoittelumahdollisuutta. Koollekutsuja varaa kokouksen ja lähettää sähköpostilla osallistujille kutsulinkin kokoukseen. Kutsua lähettäessä on hyvä lisätä mukaan ohjeet sekä kokousmateriaali.

Etäkokouksen pelisäännöt

Ennen kokouksen aloittamista on hyvä kerrata säännöt, miten puheenvuoroa voi esimerkiksi pyytää, mikä on kokouksen tavoite ja käytetäänkö chattia.

  1. Tutustu käytettävään ohjelmistoon etukäteen
  2. Minimoi häiriöäänet ja neutralisoi videokameran tausta
  3. Puheenjohtaja jakaa puheenvuorot – Puheenvuoron saatuasi pysy tiiviisti asiassa!
  4. Reagoi videon välityksellä toisten puheisiin esim. nyökyttelemällä
  5. Katso kameraan ja keskity olennaiseen, älä touhua muuta!
  6. Jaa rohkeasti näyttöäsi, voitte vaikka työstää yhdessä asiakirjaa
  7. Hanki kunnolliset laitteet – mikrofoni, kaiutin

Esittäjä

  • Valmistele ja toimita etukäteen osallistujille aineistot
  • Pidä videokamera päällä ainakin esittelyn aikana
  • Käytä näytön jakamiseen ”Jaa työpöytä” -toimintoa
  • Puhu selkeästi ja rauhallisesti
  • Lopuksi keskeytä näytön jakaminen ja ole valmiina vastaamaan kysymyksiin

Osallistuja

  • Varaa etäpalaveria varten mikrofonikuulokkeet
  • Mykistä mikrofoni ja laita videokamera pois päältä esitysten ajaksi
  • Kommentoi chatissa esitysten kuluessa
  • Pyydä puheenvuoroa chatissa
  • Kommentoi rohkeasti
Etätöissä metsästä löytyneellä sillalla.

VINKKI! Jos tekniikka tökkii, kokeile näitä

 

Videokuva pois päältä – kokeile vaihtaa tilaa – sulje yhteys, kirjaudu uudelleen – vältä yhteyden ylikuormitusta – osallistu puhelimella soittaen palaveriin, jos kutsussa on mainittu tämä mahdollisuus

Etäsuomessa.fi - Tietokone ja infomerkki kuvake

Lähdetiedot

Etätyön keittokirja, 21.6.2021.